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湖南省2010年会计从业会计基础重点讲义五

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第五章 会计账簿
  重点与难点
   1.会计账簿的概念和分类。
   2.会计账簿的基本内容、启用要求和记账规则。
   3.日记账、总分类账和明细分类的格式和登记方法。
   4.对账的方法。
   5.错账的查找与更正。
   6.结账的程序和方法。
   7.会计账簿的更换和保管的相关要求。
  考核内容:
  一、会计账簿的概念、意义和分类
   (一)会计账簿的概念
  会计账簿是指由一定格式账页组成的,以经过审核的会计凭证为依据.全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。
   (二)会计账簿的意义
  设置和登记账簿是编制会计报表的基础,是连接会计凭证与会计报表的中间环节.在会计核算中具有重要意义:
   (1)可以为企业经营管理提供系统、完整的会计信息。
   (2)可以保证本单位财产物资的安全完整。
   (3)可以为考核经营成果、实行会计监督提供依据。
   (4)可以为定期编制会计报表提供数据资料。
   (三)会计账簿的分类
   1.按用途分类
   (1)日记账簿
  日记账簿,也称序时账,是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序,逐日逐笔登记的账簿二按其记录的内容不同,又分为普通日记账和特种日记账两种。
   (2)分类账簿
  分类账簿是对全部经济业务按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行分类登记的账簿。分类账簿又可分为总分类账簿和明细分类账簿两种。
   (3)备查账簿
  备查账簿,又称辅助账,是对某些未能在日记账簿和分类账簿中记录的事项或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。例如,租人固定资产登记簿、受托加工材料登记簿、代销商品登记簿等。
   2.按账页格式分类
   (1)两栏式账簿
  两栏式账簿是指只有借方和贷方两个基本金额栏日的账簿。
   (2)三栏式账簿
  三栏式账簿是设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。各种日记账、总分分账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿。三栏式账簿又分为对方科目两种
   (3)多栏式账簿
  多栏式账簿是在账簿的借方和贷方两个基本栏日按需要分设若干专栏的账簿.收入、成本、费用、利润和利润分配细账一般均采用这种格式的账簿。
   (4)数量金额式账簿
  数量金额式账簿的借方、贷方和余额三个栏目内.都分设数量、单价和金额、小栏,借以反映财产物资的实物数量和价值量。原材料、库存商品、产成品等存货明细账一股都采用数量余额式账簿
   3.按外表形式分类
   (1)订本式账簿
  订本式账簿是在启用前就把编有序号的若干账页固定装订成册的账簿。它适用于重要账簿(如现金日记账、银行存款日记账)和具有统驭作用的总分类账。库存现金和银行存款日记账必须采用订本式账簿。
   (2)活页式账簿
  活页式账簿是把账页装在账本内,可以随时取放的账簿。它主要用于一般的明细分类账。
   (3)卡片式账簿
  卡片式账簿是由具有一定格式的卡片组成,存放在卡片箱或卡片夹中可以随时取放的一种账簿。固定资产明细账(卡)、低值易耗品明细账一般采用这种形式。
  二、会计账簿的内容、启用与记账规则
   (一)会计账簿的基本内容
  会计账簿都应具备以下基本内容:(1)封面;(2)扉页;(3)账页。
   (二)会计账簿的启用
  启用会计账簿时,应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称,并在账簿扉页上附启用表。
  启用订本式账簿应当从第一页到最后一页顺序编定页数,不得跳页、缺号。使用活页式账页应当按账户顺序编号,并须定期装订成册;装订后再按实际使用的账页顺序编定页码,另加目录,记明每个账户的名称和页次。
   (三)会计账簿的记账规则
   (1)登记会计账簿时,应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内,做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。
   (2)登记完毕后,要在记账凭证上签名或者盖章,并注明已经登账的符号表示已经记账。
   (3)账簿上书写的文字和数字上面要留有适当的空格,不要写满格,一般应占格距的1/2。
   (4)登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。
   (5)下列情况,可以用红色墨水记账:
   ①按照红字冲账的记账凭证,冲销错误记录;
   ②在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数;
   ③在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,在余额栏内登记负数余额;
   ④根据国家统一的会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。
   (6)各种账簿应按页次顺序连续登记,不得跳行、隔页。
   (7)凡需要结出余额的账户,结出余额后.应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户,应当在“借或贷”栏内写“平”字,并在“余额”栏内用。’-0-”表示。
   (8)每一账页登记完毕结转下页时,应当结出本页合计数及余额.写在本页最后一行和下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样
三、会计账簿的格式和登记方法
   (一)日记账的格式及登记方法
   1.现金日记账的格式和登记方法
  现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入、出、和结存情况的账簿,一般采用三栏式。
  现金日记账由出纳人员根据同现金收讫有关记账凭证按时间顺序逐日逐笔进行登记,并逐日结出现金余额。现金日记账必须使用订本账。
  现金余额的计算公式为:
  上日余额+本日收入-本日支出-本日余额
   2.银行存款日记账的格式和登记方法
  银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出、结存情况的账簿。
  银行存款日记账应按存款种类分别设置.一般采用三栏式账页。
  对外币存款应按不同的币种分别设置日记账。
   3.多栏式日记账的格式和登记方法
  采用多栏式银行存款和现金日记账时,为加强内部控制与监督,会计人员平时应加强对账簿记录的检查,月末根据各专栏的合计数分别登记有关总账。这样不仅减少了收付款凭证的汇总编制手续.简化了登记总账的工作,而且可以清晰反映各账户的对应关系.了解银行存款和现金收支的资金流向。
   (二)分类账的格式和登记方法
   1.总分类账的格式和登记方法
  总分类账最常用的格式为三栏式,设置借方、贷方和余额三个基本金额栏臼。
  总分类账可以根据记账凭证逐笔登记,也可以根据经过汇总的科目汇总表或汇总记账凭证等登记。
   2.明细分类账的格式和登记方法
  明细分类账根据其记录内容的性质和管理要求不同.设置了不同的格式,主要有二栏式、数量金额式、多栏式三种。
   (1)三栏式明细账
  三栏式明细账适用于只需要进行金额核算的明细账,如应收账款、应付账款、短期借款、实收资本、应交
  税费等账户的明细核算。
   (2)数量金额式明细账
  它主要适用于既要进行金额明细核算,义要进行数量明细核算的各种实物存货账户。如“原材料”、“库存商品”等账户的明细核算。
   (3)多栏式明细账
  它一般适用于费用、成本、收入、成果类账户,如生产成本、管理费用、本年利润等账户的明细核算。
   (三)备查账簿的格式和登记方法
  备查账可以为某些经济业务的内容提供必要的补充资料,它一般没有固定的格式,各单位可根据实际工作的需要来设置。
  四、对账和结账
   (一)对账
  对账是指在会计核算中,对账簿记录所进行的核对工作。每个单位应当定期对会计账簿记录的有关数字与实物、款项及有关资料等进行相互核对,保证账证相符、账账相符、账实相符、账表相符。
  对账按其范围可分为内部对账和外部对账;按其进行的时间来划分,可分为平时对账和报告期末对账(月末、季末,半年度末、年末);按其内容又包括账证核对、账账核对、账实核对、账表核对。
   1.账证核对
  账证核对是指各种账簿(总分类账、明细分类账以及现金和银行存款日记账等)的记录与会计凭证(记账凭证及其所附的原始凭证)的核对。
  账证核对必须注意以下环节:
   (1)严格凭证编号,按日控制查对;
   (2)随时登账,随时查对。
   2.账账核对
  账账核对就是将各种账簿之间的有关指标核对相符。这种核对至少每月进行一次。核对的内容包括:
   (1)所有总分类账户借方余额合计数与贷方余额合计数应核对相符。
   (2)所有总分类账户借方发生额合计与贷方发生额合计应核对相符。
   (3)总分类账“库存现金”账户和“银行存款”账户的期末余额应分别与现金日记账和银行存款日记账的期末余额核对相符。
   (4)总分类各账户的期末余额与所属各明细分类账户的期末余额之和应核对相符。
   (5)会计部门的各种财产物资明细分类账期末余额与财产物资保管和使用部门的有关财产物资明细分类账期末余额应核对相符。
   3.账实核对
  账实核对是指各项财产物资、债权、债务等账面余额与实有数额之间的核对。核对的内容包括:
   (1)现金日记账的账面余额应每日与现金实际库存数核对相符。
   (2)银行存款日记账的账面余额与开户银行对账单相核对,每月至少核对一次。
   (3)各种财产物资明细分类账的账面余额与财产物资的实存数核对相符。
   (4)各种应收、应付款项的明细分类账的账面余额与有关债务、债权单位或个人相核对。
   (二)结账
  结账,就是在把一定时期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上,将各种账簿的记录结算清楚,为正确编制财务会计报告提供资料。月度、季度和半年度结账称为会计结算,年度结账称为会计决算。
   1.结账方式
  以各种账簿的结账时间而论,有定期结账和不定期结账两种方式。
   (1)定期结账。单位必须按月、季、半年、年结账,以便按规定编报月、季、半年度、年度会计报表。
   (2)不定期结账。
   2.结账的内容
   (1)结算各种收入、费用账户,并据以计算确定本期利润。
   (2)结算各资产、负债和所有者权益账,分别结出本期发生额合计和余额。
   3.结账的程序
  结账应当按照一定的程序和方法进行:
   (1)将本期发生的经济业务事项全部登记入账。并保证其正确性。
   (2)根据权责发生制要求,根据有关账项.合理确定应计收人和应计费用。
   (3)将损益类科目转入“本年利润”,结平所有损益科目
   (4)结算出资产、负债和所有者权益类科¨的本期额和余额并结转至下期。
   4.结账的方法
   (1)对不需按月结汁本期发生金额的账户.每次记账以后都要随时结出余额.每月最后一次余额即为月末余额。
   (2)现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账.每月结账时.要结本月发生额和余额,在摘要栏内注明“本月合计”字样,并在下面通栏划单红线。
   (3)需要结计本年累计发生额的某些明细账户.每月结账时。应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额,登记在月发生额下面,在摘要栏内注明“本月累计”字样,并在下面通栏划单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额.全年累计发生额下通栏划双红线。
   (4)总账账户平时只需结出月末余额。
   (5)年度终了结账时.有余额的账户.要将余额结转下年,并在摘要栏内注明“结转下年”字样,在下一会计年度新建有关会计账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额,并在摘要栏内注明“上年结转”字样。
五、错账的查找与更正
   (一)错账的查找
   1.逆查法
  逆查法是沿着“试算→结账→过账→制证”的逆账务处理程序,
   2.顺查法
  顺查法是沿着“制证→过账→结账→试算”的顺账务处理程序,从尾到头进行的普遍检查
   3.重点抽查法
  重点抽查法是在已初步掌握情况的基础上,有重点地抽取账簿记录中某些部分进行局部检查的方法查的方法。
   4.偶合法
  偶合法是根据账簿记录错误中最常见的规律,推测错账有关的记录进行查账的方法。常用方法有:(1)差额检查法;(2)差额除二法;(3)差额除九法。
   (二)错账的更正
   1.划线更正法
  在结账前发现账簿记录有文字或数字错误,而记账凭证没有错误,可采用“划线更正法”进行更正。更正时,应先将错误的数字全部划一条红线,表示注销,然后再在所划红线的数字上面填写正确的数字.使原来销误数字的字迹仍可识别,并由记账人员在更正处盖章。
   2.红字更正法
  红字更正法用于下列两种错账情况的更正。
   (1)在登账后,如果发现记账凭证中应借、应贷方向或会计科目发生错误,可用红字更正法进行更正。更
  正时先用红字金额填制一张同原错误凭证相同的记账凭证,并用红字金额登记入账,以示冲销原错误记录,同时在摘要栏注明“冲销×月×日第×号凭证错误”,然后用蓝字填制一张正确的记账凭证,在摘要栏内注明“更正×月×日第×号凭证错误,并据以登记入账。
   (2)如果在记账后发现记账凭证的应借应贷方向和会计科目正确,而所记金额大于应记金额,也可采用红字更正法予以更正。更正时,只将正确数字与错误数字之间的差额,用红字金额填制一张应借应贷科目与错误凭证相同的记账凭证,在摘要栏注明“冲销×月×日第×号凭证多记金额”,并据以用红字金额过账,以示冲销多记的金额。
   3.补充登记法
  补充登记法是用增记差额更正账簿记录错误的一种方法。记账以后,发现记账凭证中科目正确,但金额有错误(所记金额小于应记金额),应将少记金额用蓝字填制一张记账凭证.并登记入账。
  六、账簿的更换与保管
   (一)会计账簿的更换
  在年终办理决算后,总分类账、日记账和大部分明细分类账均应更换账簿,只有变动较小的一小部分明细账如固定资产明细账可继续使用,不必办理新年更换账簿手续。
   (二)会计账簿的保管
  年度终了,各种账户在结转下年、建立新账后.一般都要把旧账送交总账会计集中统一管理。会计账簿暂由本单位财务会计部门保管1年.期满之后.由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。
   (1)各种会计账簿要分工明确,指定专人管理。
   (2)会计账簿未经领导和会计机构负责人或者有关人员批准.非经管人员不得随意翻阅查看、摘抄和复制等。
   (3)会计账簿除需要与外单位核对外,一般不得携带外出.对需要携带外出的账簿,通常由经管人员负责或会计主管人员指定专人负责。
   (4)会计账簿不得随意交给其他人员保管,以保证账簿的安全,防止任意涂改、毁坏账簿等行为的发生。 来源:湖南特色培训_会计证考试


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